Guide: välj rätt mobiltelefoner till dina anställda

Daniel Henriksson är försäljningschef på Office Management och har 18 års erfarenhet av företagstelefoni. I dag är han ansvarig för kontakten med operatörer och utbudet av mobiltelefoner, headset och annan kringutrustning. Telekom idag träffade honom för att ta reda på hur man navigerar på dagens smartphonemarknad.

Vad är viktigast att tänka på när man ska välja smartphones till sina anställda?

– Innan ni börjar titta på specifika modeller så måste ni ta fram någon typ av policy för vad ni vill uppnå med mobiltelefonerna. Att direkt ställa sig frågan vilken smartphone man ska välja är fel väg att gå, istället måste man titta på vilka personer som jobbar på bolaget, vilka roller de har och vilka funktioner som ska kunna nyttjas, säger Daniel Henriksson.

Olika roller kan ha helt olika behov när det gäller smartphonevalet. Det kan handla om att man använder mobilappar som endast finns tillgängliga för antingen Android eller IOS och då är valet mer eller mindre självklart.

Om man kommer fram till att både IOS och Android passar organisationens verksamhet bra så är Daniel Henriksson inte främmande för att låta anställda välja vilket av operativsystemen man vill använda. För den som har lång erfarenhet av till exempel IOS kan det vara en stor omställning att plötsligt tvingas gå över till Android.

”De flesta apparna finns för båda operativsystemen”

– Jag är själv en IOS-kille och så fort jag får en Android-mobil i handen så blir jag lite tafatt. Jag ser det inte som något stort problem att man blandar Android- och IOS-enheter på företaget. De flesta apparna finns för båda operativsystemet och de MDM-system (mobile device management) som finns kan hantera båda.

När det gäller MDM-systemen, som används för central administration och övervakning av mobila enheter, så finns det idag ett stort utbud av kompetenta produkter på marknaden. Den som sätter begränsningar för hanteringen av mobiltelefonerna med hjälp av ett sådant system är i grund och botten tillverkaren av hårdvaran. Här kan det vara så att man måste köpa mobiltelefonerna från en certifierad leverantör för att få tillgång till alla möjligheter.

– Ni kan inte köpa mobiltelefonerna precis var ni vill utan måste välja rätt leverantör. När det gäller Samsung så måste leverantören vara certifierad för att kunna sälja den tjänst som gör MDM-systemet användbart.

Något som definitivt bör påverka valet av smartphone är arbetsmiljön som dina anställda rör sig i på dagarna.

”Kommer inte få göra något annat än byta ut telefoner”

– Jag sätter kanske inte den senaste Iphone-modellen i händerna på en person som jobbar i en stökig miljö, då kommer du inte få göra någonting annat än byta ut telefoner som går sönder, säger Daniel Henriksson och nämner hantverksyrken och restaurangbranschen som riskerar att utsätta mobila enheter för onödigt stora risker.

– Du måste fortfarande välja rätt telefon till rätt person, men för många individer kan man släppa det lite friare, beroende på tjänst så klart.

I de fall man arbetar i extremt krävande miljöer finns det också speciellt framtagna mobiler och skyddande skal som kan utgöra en ytterligare säkerhetsbarriär.

Idag är en klassisk dect-telefon inte lika kostsam som en modern smartphone och Daniel Henriksson berättar att det fortfarande är det självklara valet för många företag, inte minst där användarna befinner sig i en utmanande miljö. Här nämner han återigen restaurangmiljö men även lagerlokaler med bristfällig mobiltäckning inomhus.

En annan viktig faktor i valet av smartphone är självklart budgeten. Här berättar Daniel Henriksson att många företag idag väljer att låta anställda själva skjuta till ett visst belopp för att få en smartphone som är lite bättre än den arbetsgivaren tillhandahåller. Och det är ett tillvägagångssätt som han själv rekommenderar:

– Jag gillar den idén eftersom jag som företagsledare själv jättegärna vill att mina anställda har EN telefon. Jag är inte mycket för att en anställd har både en företagsmobil och en privat mobil, utan jag ser gärna att de får ihop de världarna.

Även om en anställd endast har en mobil så behöver man inte använda samma nummer på företaget och i privata sammanhang. Idag finns det många modeller med möjlighet att använda dubbla sim-kort.

Daniel Henriksson ser ofta att det är storleken på organisationen som avgör vilken väg man väljer. När man har upp till cirka 200 anställda brukar det vara lite mer frihet i valet av mobil medan de större bolagen ofta säger exakt vilken modell som en anställd ska få.

”Svårare att hantera med stor spridning”

– I mångt och mycket beror det på att ju färre modeller man har inom bolaget, desto enklare blir det att sköta dem, de har samma laddare och anställda kan hjälpa varandra med olika typer av funktioner. Om det är stor spridning så blir det lite svårare att hantera dem.

Idag är en smartphone ett mycket viktigare arbetsredskap än den var för endast ett par år sedan och här tror Daniel Henriksson att vi bara sett början av utvecklingen.

– Jag tror att smartphones i slutändan kommer att kunna ersätta datorerna. Redan idag finns det företag som enbart sätter ut bildskärm och ett tangentbord och så kopplar de anställda in sin mobiltelefon och kör olika företagsappar, till exempel Microsoft Teams.

– Då slipper ni köpa två enheter till varje anställd och det tror jag är något vi kommer se betydligt mer av under de kommande åren – att man struntar i datorn och satsar mer på den mobila enheten.

När det gäller funktionalitet i mobiltelefonen så känns 5g-stöd som ett framtidssäkert val, även om långt ifrån alla yrkesroller i dagsläget har behov av de höga överföringshastigheter och låga fördröjning som den senaste generationens mobilnät möjliggör.

– 5g är trevligt men än så länge kan man inte få ut den fulla kraften av 5g eftersom mobilnätet inte är fullt utbyggt. Återigen bör man gå tillbaka till sin mobilpolicy och fundera på vilka yrkesroller som är i behov av 5g, säger Daniel Henriksson.

Grundutförandet räcker långt

När det kommer till lagringskapacitet så har dagens mobiltelefoner fullt tillräcklig kapacitet redan i sitt grundutförande.

– Eftersom de flesta använder sig av molnlagring idag via exempelvis Office 365 eller Icloud så är det sällan man nyttjar telefonens inbyggda minne, så tror jag inte att det är ett stort problem i framtiden.

Något som är bra att planera inför redan innan man köper nya mobiltelefoner är uppgraderingscykeln: hur länge ska man låta anställda behålla sina telefoner? Här har Daniel Henriksson en bestämd åsikt.

– Här går jag kanske emot många företagsledare som vill att anställda ska ha sina mobiler i 36 månader. Svenskarna är från tidernas begynnelse vana vid att man har sin mobiltelefon i 24 månader och min upplevelse är att de företag som behåller dem längre tid behandlar mobilerna väldigt dåligt det sista året. Det innebär att det efter 36 månader knappt finns någon mobil kvar att nyttja.

– Jag ser hellre att man satsar på en mobilpolicy där man har telefonen i 24 månader och därefter ska den återvända till leverantören som ni har köpt den av, eller så hittar man någon partner som kan köpa mobilerna av bolaget.

Idag finns det ett flertal olika aktörer som köper upp begagnade mobiltelefoner för att rekonditionera dem. Genom att sälja vidare en uppsättning mobiltelefoner som är i förhållandevis gott skick finns det stora pengar att spara för din verksamhet.

Blir enklare att sälja på ett bräde

Enligt Daniel Henriksson bör man, redan när mobilpolicyn tas fram, planera inför en eventuell framtida försäljning av de enheter som tas ur bruk. Det kan nämligen vara en fördel att hålla nere antalet olika modeller på företaget eftersom det då blir enklare att sälja dem på ett bräde till ett bra pris. Det är också en god idé att från början köpa in modeller i hyfsat neutrala färger, eftersom det också gör att det blir enklare att sälja dem.

– Det är också viktigt att använda någon typ av förvaltningssystem, där man har kontroll på enheterna i sin organisation och hur mycket man har investerat i mobiltelefonerna. Då kan man också göra en budget inför kommande år. Det här är tyvärr inget du får ut av ett MDM-system idag utan det måste ligga vid sidan av, förklarar Daniel Henriksson.

När det gäller tillbehör till mobiltelefonerna så tipsar Daniel Henriksson slutligen om att man bör anlita en leverantör som kan tillhandahålla inte bara skal och skärmskydd, utan även montering av dessa.

– Vi har sett att ungefär 90 procent av alla spruckna skärmar och liknande försvinner när man får skydden färdigmonterade. Om det inte är på plats från början så har vi märkt att anställda bara plockar upp telefonen och börjar använda den.